не совсем понятно, как могут европейцы присылать приглашение в другую страну, даже не члена ЕС? вам ДОЛЖНЫ прислать приглашение либо а) местные ( т.е. американские) организаторы данного мероприятия или б) могут те же европейцы , в случае если они организаторы, но тогда у них должен быть например ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫЙ офис в штатах, от имени которого они ипришлют вам приглашение. ( филиал их института или что там еще есть). первое конечно ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНЕЕ. опять же, все зависит от многих факторов - что за мероприятие, уровень организации и т.д. и т.п.
Вполне распространенная практика. Не далее как в прошлом году я лично ездила на мероприятие, организованное в Греции американской компанией, у которой в Греции офиса нет - просто решили, что в Европе собрать сотрудников будет проще. Приглашение было от американской компании. Правда, в нем было указано место проведения мероприятия, место проживания и т.п.
За год обычно начинают готовить программу мероприятия (тем более научного), чтобы определиться с докладчиками, публикациями и т.п. Все детали самого мероприятия выяснятся гораздо позднее, когда уже будет подтвержденное число участников. Я бы подождала до весны - не к спеху же. А там, глядишь, и появится информация по осталным вопросам.