можете что-либо посоветовать?
Я бы предложил отделить мух от котлет, а именно:
1. Процессы согласования, утверждения, исполнения (неважно, в целях ли контроля расхода либо еще чего), несомненно, должны быть документированы. Определяются схемы согласования, участники, регламенты, контрольные сроки, типы документов (бланки, маршруты) и все это автоматизируется при помощи системы электронного документооборота. Например, Documentolog.
Уверен, что в этой системе можно воспроизвести все функции, которые были реализованы на Лотусе, о которых вспоминает босс. Причем, воспроизвести быстрее, лучше и дешевле.
2. Учетные функции имеют косвенное отношение к автоматизации документооборота. И их выполнение лучше всего возложить на соответствующую систему. Например, 1С: Предприятие. А затем интегрировать с системой документооборота, чтобы получить единую информационную систему.
Все это можно выполнить в два этапа. Вначале автоматизировать документационное обеспечение процессов контроля расходов, а затем, по мере роста аппетита начальства, подумать об интеграции с учетной системой.