Еще хотел отметить, что понятие "база данных" подразумевает такие неотъемлемые черты как достоверность и актуальность, не считая других требований. Уверены что будут хотя бы два этих признака и это не превратится просто в свалку цифр?
Думаю следует предусмотреть такой случай - каждая заявка будет рассматриваться админом, скажем неточность при заполнении анкеты, опять же скан с коробки или гарантийного талона. Достоверность будет гарантирована, так как человек надеющийся получить телефон обратно сделает все надлежащим образом.
ПО поводу актуальности - даже если телефон украден 5 лет назад - я думаю приятно будет найти вора.