Наверное нотариус подает обращение, как в случае с наследством...? Сначала разыскивается, а потом в случае не обращения разыскиваемого выдают справку?
Для начала нужно подать заявление в суд "О признании безвестно отсутствующим". Суд изучает материалы и представленные документы,выносит определение,исходя из которого вам нужно будет подать объявление в газету о розыске такого-то...Судья тоже принимает все необходимые действия для розыска человека как-то-запросы в миграционку,пенсионный фонд и пр. Если в течении 3-х месяцев никто не откликнется на объявление,или запросы не дадут никаких результатов,то человек признается безвестно отсутствующим,и вам на руки,как заявителю,выдается свидетельство.