Какая интересная тема, и почему я ее не нашел раньше)))))
Меня последние годы веселит и забавляет наш подход к выбору системы электронного документооборота (какое громкое слово блин).
Прочитав несколько страниц постов, и из личного опыта особенно мне нравится постановка задачи:
- Какая система хорошая? тут два ответа, либо все, либо ни одна.
- Хотим систему документооборота как в компании "Рога&Копыта", а как она будет рабтать у вас? как с ней работать? Никто не задумывается о том, что у всех разные бизнес процесс (а они есть даже в компаних из 3х человек), документы и пр. нет двух одинаковых компаний.
- Хотим типовую систему, нам больше ничего не надо. А что такое типовая система? Что в ней должно быть? У нас нет стандарта никакого в РК.
- Нам предложили тут одну систему за 3 копейки у них уже все есть, и документы и бизнес процессы все, и настраиваться все по щелчку, без программирования, утром пришел включил и она работает за тебя, а ты спишь! Скажи мне где такую купить, сам хочу тоже так)))).
Будем реалистами, не бывает все легко и идеальной СЭД.
- Мы сами все внедрим, у нас шатат сецов есть, и ИТ служба есть. Удачи! Это утопия! Каждый должен решать свои задачи, если вы не внедряете подобные системы каждый день и видите это впервые, то сделать что-то путевое невероятно сложно. К тому же есть текущя работа.
- и т.д.
Вы же не будете хранить только корреспонденцию, нужно использовать все возможности, и хранить в СЭД/ECM все документы и в придачу весь архив документов, данные из CRM, финансовой системы, если есть сайт, то и контент сайта, другими словами все, чем вы пользуетесь каждый день при работе. Тогда система покажет свою эффективность. Другим словами задачи у все разные, но перспектива должны быть одна - облегчить труд, повысить эффективность и др.
А то часто встречается - СЭД внедрена, документы электронные, отправляются по почте, а потом народ звонит по телефону и контролирет выполнение (бывает еще ходит и "пинает"), и это мы называем СЭД. И ведь не поспоришь)))).
Можно и из MS Exchage сделать систему электронного документооборота, а-ля ЛотуНотс, и она будет работать, исходя из тех задач, которые к ней предъявляют. (я видел такое).
И из корпоративного портала SharePoint можно сделать СЭД, взяв 3-4 программера и за пол года налобать нужный функционал.
Можно использовать недорогие и "условно-типовые" решния СЭД, помучится пол-года и выкинуть, так как пользоваться так и на научились.
Нет плохих систем, есть неправильные задачи, которые ставятся перед системой, каждая может решать свой круг задач, где-то лучше, где-то нужно кодить и будте еще лучше, или наоборот охватывать все что только возможно.
Вопрос цены мне кажется должен быть десятый, если продешевить, то может получиться так, что деньги на ветер, и ни тебе системы, ни денег, ни толку.