Перейти к содержимому





- - - - -

Оптимизация обработки факсов

Опубликовал: zl0ypilot, 06 Февраль 2009 · 176 Просмотров

Хотя повсеместное использование Интернет и вытесняет факсы, тем не менее для многих организаций данный вид связи остается достаточно актуальным.

Оптимизация процесса факсимильной связи как правило лежит в реализации ее посредством специализированных программ. Наибольшую известность имеют такие программы: WinFax, VentaFax, Microsoft Fax. Какие выгоды может дать использование программной обработки факсов и может ли она полностью исключить факсимильные аппараты? Начнем с выгод.
1. Использование программ позволит экономить на бумаге и расходниках. Так как появляется возможность принимать и работать с документом в виде графического (в формате TIFF) файла. Собственно при необходимости такой документ можно и распечатать.
2. Так же программные комплексы способны экономить много времени работников при отправке факсов. Ведь отправить факс можно непосредственно с рабочего места.
4. Высоко оценить программные факсы могут те, кто делает многопользовательскую рассылку одного и того-же документа. В этом случае простым выбором целевых номеров из адресной книги в течении ночи вы отправите прайс-лист на сто или более клиентов. Весь процесс программа выполнит автоматически выдав вам отчет об успешности по каждому клиенту.

Может ли программа полностью избавить организацию в необходимости использования факсимильного аппарата. Боюсь что нет и на это есть ряд причин.
1. В случае сбоя программного обеспечения или операционной системы либо аппаратуры, нам необходим альтернативный путь работы. Однако в случае использования много линейного факса, программное решение может позволить сделать это более оптимально.
2. Так же в ряде случаев необходимо просто отправить оригинал подписанного документа, непосредственная отправка с факса позволит избежать необходимости отдельного сканирования.

В качестве резюме приведем пример:
Вариант 1 - Организация имеет 3 факсимильных линии. Установка хорошего факсимильного аппарата формата A4 на каждую из них выльется в ~3*300$ = 900$ + при интенсивном использовании ~100$ на расходники, причем ежемесячно.
Вариант 2 - Те-же 3 линии, но подключенные к программному факсу с тремя модемами. В результате ~3*33.3'$+стоимость ПО ~300$+1 резервный факс аппарат (на всякий случай) 300$ = 700$ и практически 0 затраты на расходники.
При грязном сравнении:

- 200$ экономии единовременно.
- ежемесячно 100$ снижения прямых издержек.
- ну и снижение косвенных, за счет оптимизации процесса и времени сотрудников.

При аппроксимации на год получим ~1400$ снижения затрат. Да и чуть не забыл на место освободившееся от факсов можно поставить красивый букет цветов или кактус :).

' - здесь надо иметь ввиду что модемы желательно приобретать не софтовые, так как при подключении нескольких устройств в один системный блок, вы скорее всего столкнетесь с проблемой конфликта драйверов во время работы одного из устройств, остальные могут быть недоступны.
' - для приема факсов могут подойти и очень старые модели, например давно забытые и пылящиеся где-нибудь на складе факс-модемы со скоростью 9600-14000 бот.

  • 0



Цель...

Цель: Рассмотрение и обсуждение возможных вариантов увеличения прибыльности бизнеса посредством улучшения и оптимизации использования ИТ.Аудитория: ИТ специалисты, администраторы, руководители в функциональные обязанности которых так или иначе входят вопросы связанные с организацией, управлением, бюджетированием или оптимизацией ИТ.Принимая во внимание тот факт что на сегодняшний день объем информации посвященный данной тематике достаточно велик, то его планируется разделять и помещать в соответствующие разделы согласно принадлежности к одной из ниже перечисленных групп:1. ИТ Процессы2. ИТ Системы (Hardware)3. ИТ Программы (Applications)4. Информационная безопасность

Последние комментарии

пользователей просматривает

0 пользователей, 1 неизвестных прохожих, 0 скрытых пользователей

Май 2017

П В С Ч П С В
1234567
891011121314
15161718192021
22 23 2425262728
293031    
X

Размещение рекламы на сайте     Предложения о сотрудничестве     Служба поддержки пользователей

© 2011-2017 vse.kz. При любом использовании материалов Форума ссылка на vse.kz обязательна.